O novo papel do profissional de compras
na Reforma Tributária

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A decisão de compra passa a produzir efeitos tributários

O IBS e a CBS foram estruturados sobre a não cumulatividade. Em termos gerais, o contribuinte sujeito ao regime regular poderá compensar os débitos de suas operações com créditos vinculados às aquisições admitidas pela legislação. Essa lógica torna a compra uma etapa central da formação do resultado tributário da empresa.

Uma aquisição não representa apenas a saída financeira correspondente ao preço negociado. Ela também pode gerar crédito, exigir tratamento específico, produzir efeitos diferentes conforme o fornecedor e criar obrigações relacionadas ao documento fiscal e à liquidação da operação. Por isso, a comparação entre propostas precisa considerar o custo efetivo, e não apenas o valor nominal apresentado.

A Constituição estabeleceu uma base ampla de creditamento para o IBS, ressalvadas as operações de uso ou consumo pessoal e as demais hipóteses previstas em lei. A Lei Complementar nº 214/2025 e os regulamentos do IBS e da CBS detalham as condições para essa apropriação. Na prática, o comprador precisará reconhecer quando uma decisão exige participação prévia da área fiscal.

Nas aulas do curso, o Prof. Dr. Diego Bisi Almada propõe uma distinção que ajuda a compreender essa mudança: enquanto a área fiscal observa a apuração, o setor de compras precisa enxergar como o crédito e os demais elementos tributários interferem no custo efetivo da aquisição. São perspectivas diferentes sobre a mesma operação e elas precisam conversar antes do fechamento da negociação.

O menor preço não encerra a análise

Uma proposta comercial aparentemente mais barata pode ter um custo efetivo diferente quando se consideram os tributos recuperáveis, o tratamento da operação, o frete, o destino, as condições de pagamento e os riscos de documentação incorreta. O efeito também pode ocorrer no sentido inverso: um fornecedor que gere crédito menor pode continuar sendo a melhor escolha por apresentar preço, qualidade, prazo ou condições comerciais mais vantajosas.

A Reforma Tributária não cria uma regra automática para escolher fornecedores. Ela exige uma comparação mais completa. O ponto técnico está em mensurar corretamente os elementos da operação e impedir que o crédito seja tratado como um desconto presumido antes de verificar se ele existe, em qual montante poderá ser apropriado e quando estará disponível.

Esse cuidado muda o diálogo interno. A área de compras precisa fornecer informações consistentes para que os setores fiscal, contábil e financeiro avaliem a operação. A área tributária, por sua vez, precisa traduzir os efeitos fiscais em critérios compreensíveis para a negociação.

O regime do fornecedor pode influenciar o crédito

A análise do fornecedor ganha relevância porque o montante do crédito não será necessariamente idêntico em todas as aquisições. Nas operações sujeitas ao regime regular, a apropriação observa os débitos de IBS e CBS vinculados à operação, as condições legais e o documento fiscal correspondente.

Nas compras realizadas de empresa optante pelo Simples Nacional que mantenha IBS e CBS dentro do regime simplificado, o adquirente sujeito ao regime regular poderá apropriar crédito equivalente ao montante desses tributos devido por meio do Simples. Esse valor pode ser diferente daquele que surgiria em uma operação realizada por fornecedor submetido ao regime regular.

Isso não permite concluir que empresas do Simples Nacional devam ser afastadas da cadeia de fornecimento. A Constituição preserva a possibilidade de crédito para o adquirente, e a decisão comercial continua dependendo do conjunto da proposta. O que muda é a necessidade de conhecer o enquadramento do fornecedor e levar o efeito tributário para a comparação, sem generalizações.

Também será necessário acompanhar fornecedores que optem por apurar IBS e CBS pelo regime regular. Uma alteração no enquadramento pode modificar a documentação, o crédito transferido ao cliente, as obrigações operacionais e a forma como a proposta deve ser analisada.

A orientação prática do Prof. Diego é antecipar essa análise para a proposta comercial. O comprador está um passo antes da nota fiscal: se as informações sobre o enquadramento do fornecedor e o tratamento esperado do IBS e da CBS só aparecerem no faturamento, a decisão já terá sido tomada. Por isso, o formulário de cotação pode solicitar esses dados, sempre sujeitos à confirmação pela área fiscal e pelo documento efetivamente emitido.

A nota fiscal é essencial, mas sua emissão não basta

Os regulamentos condicionam a apropriação do crédito à comprovação da operação por documento fiscal idôneo. Ao mesmo tempo, estabelecem que a autorização de uso do documento não representa validação de todas as informações nele contidas. Portanto, uma nota autorizada pode continuar apresentando dados inadequados para a operação efetivamente realizada.

Além do documento, a regra geral vincula a apropriação à extinção do débito de IBS ou CBS relativo à operação. Essa extinção pode ocorrer pelas modalidades previstas na legislação, entre elas compensação, pagamento, recolhimento na liquidação financeira por split payment e recolhimento pelo adquirente. Por essa razão, a simples emissão da nota fiscal não deve ser tratada como sinônimo automático de crédito disponível.

O comprador não fará sozinho essa validação. Sua atuação está em assegurar que pedido, contrato, entrega e documento representem a mesma operação e em acionar a área fiscal diante de divergências. Dados cadastrais incorretos, descrição incompatível, destino divergente e tratamento fiscal inadequado podem exigir correção antes que a aquisição siga seu fluxo normal.

O local de entrega passa a exigir atenção adicional

O IBS segue a tributação no destino. Para bens móveis materiais, o regulamento considera, como regra, o local da entrega ou disponibilização ao destinatário. Nas operações não presenciais, a informação do destino final indicada pelo adquirente participa dessa definição.

Esse critério aproxima tributação e logística. Endereço de entrega, retirada por transportador, transferência entre estabelecimentos, entrega direta a terceiro e alteração posterior do destino deixam de ser apenas detalhes operacionais. Dependendo da operação, podem afetar a identificação do destino tributário e as informações do documento fiscal.

A área de compras precisa, portanto, evitar cadastros genéricos e pedidos que não reflitam o fluxo real da mercadoria ou do serviço. A análise técnica de cada hipótese cabe à área especializada, mas a qualidade da decisão começa com informações comerciais e logísticas corretas.

O pagamento também entra na equação tributária

Os regulamentos preveem o split payment, mecanismo no qual os valores de IBS e CBS são segregados e recolhidos no momento da liquidação financeira da operação. À medida que esse sistema for implementado nos meios de pagamento, dados fiscais, financeiros e comerciais passarão a se relacionar de forma ainda mais direta.

Condições de pagamento, parcelamentos, antecipações, descontos, cancelamentos e devoluções precisarão conversar com o documento fiscal e com os sistemas da empresa. Uma negociação que não considere esse encadeamento pode gerar diferenças entre aquilo que foi contratado, faturado, pago e reconhecido na apuração.

As compras com pagamento antecipado ou entrega futura ilustram esse cuidado. No regime regular, o pagamento integral ou parcial realizado antes do fornecimento gera antecipações de IBS e CBS sobre cada parcela, com ajuste definitivo no momento do fornecimento. Isso exige que pedido, contrato, documento fiscal e programação financeira sejam desenhados de forma coerente, especialmente quando houver entrada, parcelamento, cancelamento ou alteração da entrega (art. 11, §§ 5º a 7º, do Decreto nº 12.955/2026 e regras correspondentes do Regulamento do IBS aprovado pela Resolução CGIBS nº 6/2026).

Esse é um dos motivos pelos quais os setores de compras, fiscal e financeiro não podem preparar a transição de forma isolada. O comprador precisa compreender o impacto da condição comercial; o setor fiscal precisa identificar o tratamento correto; e o setor financeiro precisa executar a liquidação de modo coerente com a operação.

Perguntas que precisam entrar na rotina de compras

Antes de transformar as regras em procedimentos internos, a empresa precisa identificar quais informações são realmente necessárias em cada tipo de aquisição. Algumas perguntas ajudam a revelar o grau de preparação da área:

A resposta não será igual para todas as empresas ou aquisições. Setor, regime, tipo de operação, finalidade do bem ou serviço e perfil do fornecedor podem alterar o tratamento. A função dessas perguntas é impedir que uma decisão com efeito tributário seja tomada apenas com base no preço unitário.

O setor de compras precisa trabalhar com as áreas fiscal, contábil e financeira

A adaptação exige uma rotina de cooperação. O setor de compras conhece fornecedores, condições comerciais e necessidades operacionais. A área fiscal interpreta a legislação e valida o tratamento. A área contábil acompanha os reflexos patrimoniais e a apropriação dos créditos. A área financeira executa pagamentos e observa os efeitos no caixa. A área de tecnologia sustenta cadastros, documentos e integrações.

Quando essas áreas atuam apenas depois do fechamento da negociação, a empresa perde capacidade de prevenção. A análise tributária precisa ocorrer antes da contratação em operações relevantes ou fora do padrão. Para isso, será necessário definir critérios de consulta, responsabilidades e níveis de aprovação compatíveis com a realidade da organização.

O profissional de compras não precisa substituir o especialista tributário. Precisa adquirir conhecimento suficiente para formular as perguntas corretas, reconhecer situações de risco e compreender como uma escolha comercial repercute na apuração e no caixa.

O comprador passa a proteger valor e segurança fiscal

A Reforma Tributária reforça uma conclusão prática: a eficiência tributária da empresa começa antes da escrituração. Ela pode ser favorecida ou comprometida na escolha do fornecedor, no desenho do contrato, na definição do destino, na conferência do documento e na negociação do pagamento.

Empresas que prepararem suas equipes para essa mudança poderão comparar propostas com mais qualidade, reduzir retrabalho e preservar informações necessárias ao aproveitamento correto dos créditos. Aquelas que mantiverem os setores de compras e fiscal em estruturas desconectadas estarão mais expostas a decisões comerciais incompletas.

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